Crowne Plaza Helsinki – Hesperia | Ohjeet tapahtuman rakentajalle
Crowne Plaza Helsinki – Hesperia -hotellin kokouskerroksen 15 erikokoista tilaa muuntuvat kätevästi muutaman henkilön kokouksista jopa 1500 henkilön tilaisuuksiin. Olipa tarpeesi kokous, juhlat tai tuotenäyttely, autamme sinua järjestämään tilaisuutesi.
Näytteilleasettaminen ja osastojen rakentaminen
Näytteilleasettaja vastaa oman osastonsa pystyttämisestä, somistamisesta ja siivouksesta. Rakennuksen lattiaan, seiniin, kattoon ja pilareihin ei saa kiinnittää mitään. Mahdollisista kiinnitystarpeista tulee neuvotella erikseen hotellin kokousisännän kanssa. Näytteilleasettaja on vastuussa rakennukselle tai näyttelyalueelle aiheuttamistaan vahingoista. Korotettujen lattioiden, näyttely- ja katosrakennelmien sekä matto- ja ilmastointiteipin käytöstä on neuvoteltava erikseen. Maalaaminen näyttelyosastolla on kielletty. Sinitarran ja maalarinteipin käyttö on sallittua pintoihin, joista ne irtoavat jälkiä jättämättä.
Näyttelyn pohjakartta tulee hyväksyttää hotellilla etukäteen.
Näyttelyyn tuotavien autojen tuonnista tulee neuvotella etukäteen. Auton tuominen tilaan vaatii omat ajoluiskat, suojat renkaiden alle (pahvi tai matto) ja puhtaat renkaat, joista sovitaan erikseen.
Tavaran kuljetus ja varastointi
Tavaroiden kuljetus onnistuu parhaiten kokouspuolen ovista Kivelänkadun puolelta.
Hotellilla on myös lastauslaituri, joka on yhteydessä tavarahissiin. Hissin sisämitat ovat: oven leveys 178 cm, oven korkeus 219 cm, hissin pituus 116 cm. Hissin kantavuus on 1000 kg.
Hotellimme vastaanotosta saa lisäohjeet lastauslaiturille ajamisesta, puh. 09-2521 0000.
Pääsääntöisesti varastointitiloja näyttely- tai muille tavaralähetyksille on vain hyvin rajoitetusti.
Näytteilleasettaja vastaa näyttelytavaransa vastaanotosta, purkamisesta, säilytyksestä ja materiaalin poiskuljetuksesta näyttelyn jälkeen.
Siivous
Hotelli vastaa näyttelyalueiden yleissiivouksesta. Näyttelyosastojen erikoissiivouksesta ja jälkipuhdistuksesta vastaa näytteilleasettaja, joka voi sopia hotellin kanssa asian hoitamisesta erillistä korvausta vastaan. Rakennuksesta ja purkamisesta tulleet roskat tulee vielä roskikseen ja mahdolliset teipit tulee irrottaa seinistä ja kalusteista.
Palo- ja muu turvallisuus
Näytteilleasettajan on kiinnitettävä huomiota mm. seuraaviin turvallisuusnäkökohtiin:
– poistumistiet tulee pitää esteettöminä
– käytössä saa olla ainoastaan paloturvallisia rakennusmateriaaleja (matot ja kankaat)
– rakennuksessa ei saa säilyttää eikä käyttää palavia nesteitä eikä kaasuja
– savu-ja lämpöilmaisimien sijainti on otettava huomioon
Sähkövirta ja -työt
Näytteilleasettaja vastaa haltijana osastolle tuomistaan sähkölaitteista. Normaali sähkönkulutus veloituksetta.
Voimavirran kulutuksesta veloitamme lisäpalveluhinnaston mukaisesti.
Vartiointi
Hotelli vastaa palovartioinnista ja yleisestä järjestyksestä, mutta ei näyttelyosastojen tavaroiden, rakenteiden tms. mahdollisesta vioittumisesta tai katoamisesta ellei vartioinnista ole tehty erillistä sopimusta hotellin kanssa.
Vakuutukset
Näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeelliseksi katsomistaan vakuutuksista. Varastoinnin ja tavaransäilytyksen osalta hotelli ei vastaa omaisuudesta ellei omaisuuden vartioinnista ole tehty erillistä sopimusta.
Viranomais- ja muut luvat
Näyttelyn järjestäjä ja näytteilleasettaja ovat velvollisia hankkimaan omalla kustannuksellaan tarvittavat viranomaisluvat. Näytteilleasettaja vastaa osastollaan esittämänsä musiikin osalta tekijänoikeuslain edellyttämistä maksuista. Suoramyynti osastoilla on sallittua vain siitä erikseen sovittaessa.
Ravintolatarjoilut
Hotellilla on yksinoikeus ravintolatoimintaan. Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta tarjoilla osastollaan itse tuomiaan tuotteita lukuun ottamatta näytteilleasettajan omia pikkumakeisia tai niihin verrattavia tuotteita. Pidätämme oikeuden poistattaa tuotteet tai periä esille laitetuista tuotteista tarjoilupalkkio, mikäli ne eivät vastaa ylläolevaa ohjeistusta.
Lisätietoja: Crowne Plaza Helsinki – Hesperia tapahtumakoordinaatorit puh. 09-4272 2508.
